Viisime 2009 aastal läbi kõige levinumate standardite – ISO9001, ISO14001 ja OHSAS18001 –osas 527 auditit. Nendest esmasertifitseerimise auditeid 91 ja uuestisertifitseerimise auditeid 113 ning korralisi auditeid 323. Kokku olid meie audiitorid audititega seotud 1150 auditipäeva. Nagu ikka tuleb auditite käigus ette, et audiitorid leiavad erinevusi ettevõtte juhtimissüsteemi ja standardite nõuete vahel või erinevusi ettevõtte tegevuse ja juhtimissüsteemi nõuete vahel. Sellised leiud vormistatakse mittevastavustena. Kokku vormistati 2009 aastal 189 mittevastavust ja ettevõtteid, kelle auditite käigus mittevastavusi vormistati oli 96. Seega vormistati mittevastavusi orienteeruvalt iga viienda auditi käigus. Number ei tundu eriti suur, kuid kindlasti tuleb arvestada, et alati ei otsusta audiitor vormistada mittevastavust juhul, kui varasem praktika ettevõttes näitab, et ka auditi aruandes kirjeldatud parendusettepanekud ja märkused leiavad käsitlemist sarnaselt mittevastavustega ning kõrvalekalded ei olnud suured ja esinesid esmakordselt.

Mittevastavused jagunesid standardite lõikes järgmiselt:

ISO9001 – 102
ISO14001 – 61
OHSAS18001 – 26

Selline jagunemine näitab, et suhteliselt rohkem mittevastavusi on seotud keskkonna- ning töötervishoiu- ja –ohutuse juhtimissüsteemidega. Nende kahe standardiga seotud mittevastavuste  osakaal on 46%, samas on nende standarditega seotud auditite osakaal 35%.

Kui erinevate standardite lõikes kirjutatud sarnased mittevastavused kokku võtta, siis on
„TOP 10“ järgmine:

Juhtkonnapoolne ülevaatus 16%
Toimimisohje või tootmis- ja teeniduskorralduse ohje 11%
Keskkonnaaspektid või riskide hindamine 7%
Valmisolek hädaolukordadeks ja tegutsemine nende korral 7%
Siseaudit 6%
Vastavuse hindamine 6%
Õigusaktide ja muud nõuded 6%
Eesmärgid (ja kavad) 4%
Tõendusdokumentide ohje 4%
Kvaliteedikäsiraamat 4%
Muud põhjused 28%

Edasi toon mõningaid näiteid ülaltoodud tabelis olevate mittevastavuste põhjustest.

Juhtkonnapoolne ülevaatus (ISO9001 ptk. 5.6, ISO14001 ja OHSAS18001 ptk. 4.6)

· Juhtkonnapoolne ülevaatus ei sisalda kvaliteedi- ja keskkonnapoliitika sobilikkust, teabevahetust väliste huvitatud osapooltega, organisatsiooni keskkonnaalast tulemuslikkust ning muutuvaid arenguid õigusaktides ja keskkonnaaspektides.
· Juhtkonnapoolne ülevaatus ei kajasta vastavuse hindamist.
· Juhtkonnapoolsel ülevaatusel pole hinnatud ettevõtte tegevuse vastavust õigusaktides toodud nõuetele.
· Juhtkonnapoolsel ülevaatusel ei ole käsitletud korrigeerivaid ning ennetavaid tegevusi, kliendi tagasisidet ning sisemiste kvaliteediauditite tulemusi.
· Puuduvad tõendid juhtkonnapoolsel ülevaatusel ettevõtte kvaliteedi- ja keskkonnapoliitikale ning püstitatud eesmärkide saavutamisele antud hinnangu kohta.

Seega unustatakse ära mõned teemad, mida standardite nõuete järgi tuleb juhtkonnapoolsel ülevaatusel käsitleda. Vahel on jäetud tähelepanuta, et lisaks juhtkonnapoolse ülevaatuse sisendite loetelule tuleb juhtkonnal käsitleda ka poliitikate ja eesmärkide sobivust ja muutmise vajadust. Üks juhtkonnapoolse ülevaatusega seotud mittevastavuste põhjustest on väga lihtne – ülevaatus on plaanitud ajal läbi viimata.

Toimimisohje või tootmis- ja teeninduskorralduse ohje, valmisolek hädaolukordadeks (ISO9001 ptk. 7.5.1, ISO14001 ja OHSAS18001 ptk. 4.4.6 ja 4.4.7).

· Jäätmekäitlus, sealhulgas ohtlike jäätmete hoidmine, konteinerite tähistamine.
· Territooriumi korrastatus, puuduvad kemikaalide ohutuskaardid,
· Tulekustutite kontrolli tähtaegade ületamine, ligipääs kustutitele takistatud.
· Elektrikilbi kohal olev konditsioneer tilkus – lühise oht.
· Tõendite puudumine alltöövõtjate teavitamise kohta keskkonnaalastest või töötervishoiu ja –ohutuse alastest nõuetest.
· Kütuse ja määrdeainete hoidmine nii, et lekete korral oleks tagatud reostuse vältimine (sealhulgas ajutistes hoiukohtades – näiteks ehitusobjektid). Reostuse tõrjevahendite puudumine.
· Tootmisega seotud dokumentide (töökäsud, load, protokollid, ehitusobjektide dokumentatsioon) puudulik täitmine.
· Keskusest eemal olevatel objektidel vajaliku dokumentatsiooni (juhendite) puudumine.
· Kemikaalide lubatud kasutustähtaegade ületamine.
· Hädaolukordade testimine ei ole läbi viidud juhtudel, kui see on võimalik ja põhjendatud.
· Oma töötajad või alltöövõtjad ei kasuta isikukaitsevahendeid.

Keskkonnaaspektid või riskide hindamine (ISO14001 ja OHSAS18001 ptk. 4.3.1).

· Hinnatud on ainult põhiprotsessiga seotud keskkonnaspekte või töötervishoiu ja –ohutuse riske, kuid hindamata on jäetud tugitegevused, tooted (sealhulgas need tegurid, mida ettevõte saab mõjutada või ohjata peale toote lahkumist ettevõttest).
· Hindamist pole uuendatud või täiendatud, kui on toimunud muudatusi – kasutusele võetud uusi seadmeid, tehnoloogiat, uued tooted.
· Hindamise tulemusi pole „mõistliku aja“ tagant üle vaadatud, et hinnata ajakohasust (hindamisest on möödas mitu aastat).

Vastavuse hindamine (ISO14001 ja OHSAS18001 ptk. 4.5.2).

· Peamiselt on üks põhjuse – vastavuse hindamise tulemused ei ole dokumenteeritud nii, et selguks, mille baasil on ettevõte otsustanud, et täidetakse seaduste ja muid tunnustatavaid nõudeid.

Siseauditid (ISO9001 ptk. 8.2.2, ISO14001 ja OHSAS18001 ptk. 4.5.5).

· Peamine põhjus on suured viivitused siseauditite plaani täitmisel.

Lisaks olid osad ISO9001 seotud mittevastavused (juhtkonnapoolne ülevaatus, dokumentatsioon) seotud sellega, et ei ettevõte ei olnud uuendanud oma dokumentatsiooni seoses ISO9001:2008 standardile üleminekuga ning seda teemat ei olnud juhtkonnapoolsel ülevaatusel käsitletud.

Selline sai lühike kokkuvõte mittevastavuste jaotumisest ja osadest põhjustest. Loodetavasti aitab antud ülevaade teil oma juhtimissüsteemi hoida sellises seisukorras, et meie audiitoritel on aina vähem põhjust mittevastavuste kirjutamiseks.