AVALDUS – Sertifitseerimisega seotud auditite mahu kindlaksmääramiseks peame teie ettevõttest võimalikult palju teada saama. Reeglid sertifitseerimisega seotud auditite mahu jaoks on meile kehtestanud akrediteerimisasutuste ühendus (International Accreditation Forum - http://www.iaf.nu). Vajalik informatsiooni saamiseks oleme koostanud avalduse vormi. Märkige avaldusel kindlasti kõik tegevuskohad, mida soovite sertifitseerida, samuti andke võimalikult palju informatsiooni oma ettevõtte tegevuste ja töötajate arvu kohta. Sertifitseerimisega seotud auditite mahud sõltuvad nii tegevuste keerukusest, kui töötajate arvust. Lihttöölised arvestatakse erinevalt juhtidest ja otsustajatest – tooge ka nemad avaldusel eraldi ära (võimalusel lisage struktuurskeem). Kindlasti märkige avaldusel ka soovitav auditi aeg.
LEPINGU ÜLEVAATUS – Peale avalduse meieni jõudmist hindame sellel oleva info alusel auditite mahtu, käsitlusala arvestades määrame kindlaks auditi meeskonna ja selle info baasil saadame teile lepingu projekti sertifitseerimise läbiviimiseks. Tavaliselt jõuab meie lepingu projekt teieni mõne tööpäeva jooksul arvestades avalduse meie jõudmise ajast. Juhul, kui teil tekib lepingu projekti osas küsimusi, võtke palun ühendust selle saatjaga ja saate kindlasti piisava vastuse. Meie müügijuht jälgib ka ise saadetud lepingu projekte ja kontakteerub teiega esimesel sobival võimalusel. Vajadusel saame lepingu projekti läbirääkimiste käigus muuta – seda näiteks siis, kui läbirääkimiste käigus selgub lisainfot, mis auditite mahtu võiksid muuta. Kui oleme jõudnud mõlemat osapoolt rahuldava lepinguni, tuleb kokku leppida sertifitseerimisauditite ajad. Meie meeskonnas töötab täna 6 kogemustega audiitorit, lisaks oleme arendanud välja koostööpartnerite võrgustiku, keda vajadusel auditile kaasata. Seda arvestades saame sertifitseerimisauditi tüüpiliselt läbi viia vajadusel ka paari nädala jooksul lepingu sõlmimisest. Loomulikult on parem selleks natuke rohkem ajavaru jätta. Arvestada tuleb ka sellega, et sertifitseerimisaudit peab tänapäeval koosnema kahest etapist, millede vahele oleks soovitav vähemalt nädal aega jätta. Enamasti viiakse mõlemad auditi etapid läbi ettevõttes kohapeal, ISO9001 järgsel kvaliteedijuhtimissüsteemi sertifitseerimisel on väikeste ja lihtsa põhiprotsessiga ettevõtete puhul lubatud esimene auditi etapp läbi viia dokumentatsiooni baasil ilma ettevõtte külastuseta, teiste standardite puhul on ettevõtte külastamine kohustuslik. Sertifitseerimisleping on tähtajatu, kuid iga sertifitseerimisperiood kestab 3 aastat ning koosneb sertifitseerimisaudit(te)st ja järelevalveaudititest. Peale esmast sertifitseerimisperioodi on uus-sertifitseerimisaudit üheosaline (sarnane edaspidi kirjeldatud sertifitseerimisauditi 2. etapiga).
EELAUDIT - Eelaudit ei ole kohustuslik sertifitseerimisprotsessi osa. Seda kasutatakse juhtimissüsteemi arendamise ajal, kui on soovi hinnata, kas liigute oma tegevustes õiges suunas ja olete kõiki sertifitseerimise aluseks olevate standardite nõudeid arvesse võtnud. Eelauditit kasutavad ettevõtted vahel ka oma sertifitseerimiseks valmiduse hindamiseks. Eelauditi tulemusena saate kirjaliku aruande, milles on esitatud need vajakajäämised ja kitsaskohad, mis sertifitseerimisauditi käigus võivad kujuneda mittevastavusteks.
SERTIFITSEERIMISAUDITI 1. ETAPP – Viiakse läbi enamasti ettevõttes kohapeal. Auditi eesmärgiks on hinnata, kas ettevõte on kavandanud oma juhtimissüsteemi nii, et on arvestatud kõiki sertifitseerimisele kuuluvaid standardeid. ISO9001 järgsel kvaliteedijuhtimissüsteemi sertifitseerimisel on lubatud 1. etapp läbi viia ka ainult ettevõtte dokumentatsiooni baasil, kui tegemist on lihtsa põhiprotsessiga väikese ettevõttega (arvestuslik töötajate arv kuni 20). 1. etapi auditi maht on tüüpiliselt 1 auditipäev, väga suute ettevõtete puhul võib see maht suurem olla. Selle auditi eesmärgiks on hinnata:
· Ettevõtte tegevuse ja juhtimissüsteemi käsitlusala kooskõla
· Juhtimissüsteemi dokumentatsiooni vastavus auditeeritavale standardile või standarditele ja ettevõtte põhiprotsessile. Samuti hinnatakse, kas põhiprotsess on juhtimissüsteemi kaudu küllaldaselt hallatud.
· Ettevõtte võime täita juhtimissüsteemiga seotud seadusjärgseid ja muid tunnustatavaid nõudeid.
· Juhtkonna kohustumust – poliitika, eesmärgid, juhtimiskavad.
· Siseauditite tulemused ja juhtkonnapoolne ülevaatus.
· 1. etapi käigus plaanitakse ka koos ettevõttega sertifitseerimisauditi 2. etapp – rakendusaudit.
· Auditi kohta koostame aruande, kui juhtimissüsteemis on kõrvalekaldeid, mis tuleb sertifitseerimisauditi 2. etapiks kõrvaldada, siis anname ka selle kohta informatsiooni.
Sertifitseerimisauditi 1. ja 2. etapi vahe saab olla maksimaalselt 90 päeva.
SERTIFITSEERIMISAUDITI 2. ETAPP – Viiakse läbi kindlasti ettevõttes kohapeal. Audit maht sõltub ettevõtte suurusest ja tegevuste keerukusest. Enamikel juhtudel on auditi maht kindlaks määratud ettevõtte poolt saadetud sertifitseerimisavalduse ja lepingueelsete läbirääkimiste baasil, väga harvadel juhtudel tuleb seda sertifitseerimisauditi 1. etapi järgselt korrigeerida. Sertifitseerimisauditi 2. etapi eesmärgiks on hinnata, kas ettevõte täidab enda poolt kavandatud juhtimissüsteemi nõudeid nii, et oleksid täidetud ka sertifitseerimise aluseks olevate standardite nõuded. Hinnatakse ettevõtte kõikide üksuste tööd:
· Kas töötajad on teadlikud juhtimissüsteemi nõuetest ja kas on tõendid nende nõuete täitmise kohta.
· Kas juhtimissüsteem on tulemuslik – lähtutakse juhtimispoliitikast, täidetakse eesmärke, seadusjärgseid ja muid tunnustatavaid nõudeid.
· Kas põhi- ja tugiprotsesse hallatakse nii, et protsesside eesmärgid saavad täidetud.
Sertifitseerimisauditi 2. etapi käigus soovib auditi meeskond saada vastuse kahele põhiküsimusele:
· Kas juhtimissüsteem on täielik ja katab kõiki sertifitseerimise aluseks olevate standardite nõudeid määratud käsitlusala piires?
· Kas juhtimissüsteem töötab – on olemas tõendid, mis näitavad igapäevast toimimist vastavalt juhtimissüsteemi reeglitele.
Kui sertifitseerimisauditi 2. etapi käigus tuleb välja kõrvalekaldeid, kas standardite nõuete või juhtimissüsteemi reeglite täitmisest, siis on ettevõttel selliste mittevastavuste kõrvaldamiseks aega kuni 90 päeva. Auditi kohta esitab auditi meeskond sarnaselt 1. etapiga kirjaliku aruande koos mittevastavuste kirjeldusega.
SERTIFITSEERIMINE – Peale sertifitseerimisauditi mõlema etapi läbiviimist ja ettevõtte poolt mittevastavuste (kui neid on) kõrvaldamist ning selle kohta tõendite esitamist sulgeb auditi meeskonna juht auditi aruande ja annab omapoolse soovituse ettevõttele sertifikaadi väljastamiseks. See otsus kinnitatakse meie rahvusvahelise sertifitseerimiskeskuse poolt ja väljastatakse sertifikaadi (sertifikaatide) numbrid, mille alusel saame väljastada ettevõttele sertifikaadi (sertifikaadid). Tüüpiliselt võtab sertifikaatide väljastamine aega 1-2 nädalat peale auditi aruande sulgemist. Koos sertifikaatidega saate ka õiguse kasutada logo, mis näitab, et teie ettevõte on sertifitseeritud Bureau Veritas Certification poolt. Logo ja selle kasutamise reeglid anname teile koos sertifikaatidega.
JÄRELEVALVE – Sertifikaatide kehtivuse eelduseks on ettevõttes järelevalve auditite läbiviimine. Tüüpiliselt toimuvad järelevalve auditid üks kord aastas, suuremates ettevõtetes ka kaks korda aastas. Ühe järelevalve auditi maht on orienteeruvalt 30-50% sertifitseerimisauditi mahust. Iga auditi käigus hinnatakse ühte osa teie ettevõttest ja kõikide järelevalve auditite jooksul hinnatakse vähemalt üks kord ettevõtte kõiki tegevusi. Oma olemuselt on järelevalveaudit sarnane sertifitseerimisauditi 2. etapiga, aga tema maht ei kata kogu ettevõtet. Kui järelevalveauditi käigus avastatakse kõrvalekaldeid, kas standardite nõuete või juhtimissüsteemi reeglite täitmisest, siis on ettevõttel selliste mittevastavuste kõrvaldamiseks aega kuni 90 päeva. Sellised mittevastavused ei mõjuta sertifikaadi kehtivust – ka mittevastavuste kõrvaldamise ajal on ettevõttel õigus sertifikaate ja sertifitseerimisega seotud logo kasutada juhul, kui mittevastavused kõrvaldatakse 90 päeva jooksul.
Saada e-kiri