SERTIFITSEERIMISE PROTSESS

Sertifitseerimisauditite mahu kindlaksmääramiseks peame sertifitseeritavast organisatsioonist võimalikult palju teada saama. Reeglid auditite mahu jaoks on kehtestanud akrediteerimisasutuste ühendus (International Accreditation Forum - http://www.iaf.nu). Vajaliku informatsiooni saamiseks oleme koostanud avalduse vormid erinevate sertifitseerimisskeemide jaoks. Avaldusel tuleb märkida kindlasti kõik sertifitseeritavad tegevuskohad, ning anda võimalikult palju informatsiooni organisatsiooni tegevuste ja töötajate arvu kohta. Sertifitseerimisega seotud auditipäevade arv sõltub nii tegevuste keerukusest, kui ka töötajate arvust ja juhtimisstruktuurist (võimalusel lisage avaldusele struktuurskeem). Kindlasti märkige avaldusel soovitud auditi aeg. Peale avalduse meieni jõudmist hindame sellel oleva info alusel auditite mahtu, käsitlusala arvestades määrame kindlaks auditi meeskonna ja selle info baasil saadame teile lepingu sertifitseerimise läbiviimiseks.  Kui oleme jõudnud mõlemat osapoolt rahuldava lepinguni, tuleb kokku leppida sertifitseerimisauditite ajad. Meie meeskonnas töötab täna rohkem kui 10 erineva tööstusharu kogemusega juhtaudiitorit, lisaks oleme arendanud välja koostööpartnerite võrgustiku, keda vajadusel auditile kaasata. Seda arvestades saame pakkuda auditi läbiviimiseks professionaalset meeskonda hindamaks, kas teie juhtimissüsteem on mõjus püstitatud eesmärkide saavutamiseks ja organisatsiooni pidevaks arenguks. Sertifitseerimisaudit  koosneb kahest etapist, millede vahele on soovitav jätta kaks kuni neli nädalat. Enamasti viiakse mõlemad auditi etapid läbi organisatsioonis kohapeal. Sertifitseerimisleping on tähtajatu, kuid iga sertifitseerimistsükkel kestab 3 aastat ning koosneb sertifitseerimisauditi(te)st ja järelevalveaudititest. Peale esmast sertifitseerimistsüklit on resertifitseerimisaudit enamasti üheetapiline (sarnane edaspidi kirjeldatud sertifitseerimisauditi 2. etapiga). Kaheetapiline resertifitseerimisaudit võib olla vajalik siis, kui vahepealsel ajal on ettevõttes toimunud olulisi muudatusi.

Sertifitseerimisauditi 1. etapp viiakse läbi enamasti organisatsioonis kohapeal ning selle eesmärgiks on hinnata organisatsiooni juhtimissüsteemi kavandamist sertifitseerimisele kuuluvate standardite nõudeid arvestades. 1. etapi auditi maht on tüüpiliselt 1 auditipäev, väga suurte organisatsioonide puhul võib see suurem olla. 

Selle etapi eesmärgiks on hinnata järgmisi aspekte:

 • Organisatsiooni tegevuse ja juhtimissüsteemi käsitlusala kooskõla. 

• Juhtimissüsteemi dokumentatsiooni vastavust auditeeritavale standardile või standarditele ja organisatsiooni põhiprotsessile. Samuti hinnatakse, kas põhiprotsess on juhtimissüsteemi kaudu küllaldaselt hallatud. 

• Organisatsiooni võimet täita juhtimissüsteemiga seotud seadusjärgseid ja muid tunnustatud nõudeid. 

• Juhtkonna kohustumust – juhtpõhimõtted, riskid arvestades organisatsiooni konteksti ja huvipooli, eesmärgid, juhtimiskavad. 

• Siseauditite tulemused ja juhtkonnapoolne ülevaatus. 

EELAUDIT SERTIFITSEERIMISAUDITI 1. ETAPP 1. etapi käigus plaanitakse ka koos organisatsiooniga sertifitseerimisauditi 2. etapp, rakendusaudit. Auditi kohta koostatakse aruanne 1. etapi eesmärkide täitmise ja 2. etapiks valmiduse kohta, sealhulgas tuvastatud probleemsed valdkonnad, mida võiks 2. etapis klassifitseerida mittevastavusteks.

Sertifitseerimisauditi 2. etapp viiakse läbi ettevõttes kohapeal. Auditi maht sõltub organisatsiooni suurusest ja tegevuste keerukusest. Enamikel juhtudel on auditi maht kindlaks määratud organisatsiooni poolt saadetud sertifitseerimisavaldusele ja lepingueelsetele läbirääkimistele tuginedes, harva tuleb seda sertifitseerimisauditi 1. etapi järgselt korrigeerida. Sertifitseerimisauditi 2. etapi eesmärgiks on hinnata, kas organisatsioon täidab enda poolt kavandatud juhtimissüsteemi nõudeid nii, et oleksid täidetud ka sertifitseerimise aluseks olevate standardite nõuded. 

Organisatsiooni kõikide üksuste töös hinnatakse: 

• töötajate teadlikkust juhtimissüsteemi nõuetest ning tõendite olemasolu nende nõuete täitmise kohta; 

• juhtimissüsteemi tulemuslikkust - lähtutakse juhtimispoliitikast, täidetakse eesmärke, seadusjärgseid ja muid tunnustatud nõudeid ; 

• põhi- ja tugiprotsesside haldamist nii, et protsesside eesmärgid saavad täidetud. 

Sertifitseerimisauditi 2. etapi käigus soovib auditi meeskond saada vastuse kahele põhiküsimusele: 

• Kas juhtimissüsteem on täielik ja katab kõiki sertifitseerimise aluseks olevate standardite nõudeid määratud käsitlusala piires? 

• Kas juhtimissüsteem töötab – kas on olemas tõendid, mis näitavad igapäevast toimimist vastavalt juhtimissüsteemi reeglitele? 

Kui sertifitseerimisauditi 2. etapi käigus leitakse kõrvalekaldeid, kas standardite nõuete või juhtimissüsteemi reeglite täitmisest, siis on organisatsioonil selliste mittevastavuste kõrvaldamiseks aega kuni 90 päeva. Auditi kohta esitab auditi meeskond sarnaselt 1. etapiga kirjaliku aruande koos mittevastavuste kirjeldusega.

Peale sertifitseerimisauditi etappide läbiviimist ja organisatsiooni poolt võimalike mittevastavuste kõrvaldamist ning selle kohta tõendite esitamist sulgeb auditi meeskonna juht auditi aruande ja annab omapoolse soovituse organisatsioonile sertifikaadi väljastamiseks. Selle otsuse kinnitab Bureau Veritase sõltumatu ülevaataja ning ülevaatuse positiivse tulemuse korral teeb sertifitseerimise otsuse. Eesti Akrediteerimiskeskuse akrediteeringu puhul (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000 sertifitseerimised) võtab ülevaatus aega kuni nädal ja peale sertifitseerimisotsust väljastame organisatsioonile sertifikaadi(d). Teiste standardite ja akrediteeringute puhul võivad ülevaatus, sertifitseerimisotsus ja sertifikaadi väljastamine rohkem aega võtta. Sertifikaadile märgitakse sertifitseerimistükli alguse kuupäev ja sertifikaadi kehtivuse kuupäev, resertifitseerimise puhul ka esmase sertifitseerimise kuupäev. Sertifikaadi uuendamise audit (resertifitseerimine) viiakse läbi iga kolme aasta tagant. Sertifikaadi järjepidevuse säilimiseks peab olema resertifitseerimisaudit toimunud ning võimalikud mittevastavused suletud enne sertifikaadi kehtivusaja lõppemist. Juhul, kui audit toimub hiljem, kui sertifikaadi kehtivusaeg, tuleb sellist auditit käsitleda kui esmast sertifitseerimist. Taolisel juhul sertifitseerimise järjepidevus katkeb ning sertifikaadile märgitakse uus sertifitseerimistükli alguse kuupäev. Mitme asukohaga organisatsioonide sertifikaadile märgitakse peakontori aadress ning kõikide tegevuskohtade aadressid. Sertifitseerimise ulatus võib tegevuskohtade lõikes olla erinev, iga tegevuskoha sertifitseerimise ulatus määratletakse sel juhul igal sertifikaadil eraldi.

Sertifikaatide kehtivuse eelduseks on organisatsioonis järelevalveauditite läbiviimine. Järelevalveauditid toimuvad vähemalt üks kord aastas. Ühe järelevalveauditi maht on üldjuhul väiksem sertifitseerimisauditi mahust. Iga auditi käigus hinnatakse valikuliselt organisatsiooni protsesse ja kõikide järelevalve auditite jooksul hinnatakse vähemalt üks kord organisatsiooni kõiki tegevusi. Oma olemuselt on järelevalveaudit sarnane sertifitseerimisauditi 2. etapiga, kuid audititegevused ei pruugi katta kogu organisatsiooni. Kui järelevalveauditi käigus avastatakse kõrvalekaldeid, kas standardite nõuete või juhtimissüsteemi reeglite täitmisest, on organisatsioonil selliste mittevastavuste kõrvaldamiseks aega kuni 90 päeva. Mittevastavused ei mõjuta sertifikaadi kehtivust – ka mittevastavuste kõrvaldamise ajal on organisatsioonil õigus sertifikaate ja sertifitseerimisega seotud logo kasutada juhul, kui mittevastavused kõrvaldatakse 90 päeva jooksul.

VAHEPEALSED MUUDATUSED

Organisatsioon peab viivitamatult teavitama sertifitseerimisasutust asjaoludest, mis võivad mõjutada juhtimissüsteemi võimet täita sertifitseerimiseks kasutatud standardi nõudeid. Muudatused võivad puudutada organisatsiooni õiguslikku staatust, töötajate arvu ja/või struktuuri, kontaktandmeid ja asukohti, sertifitseeritud juhtimissüsteemiga hõlmatud tegevuste ulatust jne. Teavitamiseks võtke ühendust meie müügiosakonnaga või saatke e-mail. Viivitamatu muudatustest teavitamine on organisatsiooni kohustus ja seda ei tohi lükata edasi järgmise auditini. Olenevalt muudatuste iseloomust hindame, kas planeeritud auditipäevade arv on asjakohane ja piisav ning vajadusel viime sisse muudatused, mille kohta sõlmitakse lepingu lisa. Muudatustest õigeaegselt teavitamata jätmine võib mõjutada järgmist korralist auditit ning võib tekkida vajadus erakorralise auditi läbiviimiseks ning olemasoleva sertifikaadi kehtivus võidakse protsessi käigus ajutiselt peatada. Seega on organisatsiooni huvides sertifitseerimisasutust õigeaegselt muudatustest teavitada.

Keskmiselt 6 kuud enne sertifikaadi kehtivuse lõppu võetakse organisatsiooniga ühendust, et valmistada ette järgmise perioodi hinnakokkulepe. Protsess toimub sarnaselt lepingu ülevaatusega. Saadud avalduse põhjal valmistatakse ette järgmise perioodi hinnakokkuleppe, mis saadetakse organisatsioonile tutvumiseks ja allkirjastamiseks. Peale hinnakokkuleppe allkirjastamist lepitakse kokku resertifitseerimise auditi aeg. Resertifitseerimisaudit on enamasti üheosaline ning sarnaneb eelpool kirjeldatud sertifitseerimisauditi 2. etapile. Peale resertifitseerimisauditi läbiviimist ja organisatsiooni poolt võimalike mittevastavuste kõrvaldamist ning selle kohta tõendite esitamist sulgeb auditi meeskonna juht auditi aruande ja annab omapoolse soovituse organisatsioonile uue sertifikaadi väljastamiseks. Sertifikaadi järjepidevuse säilitamiseks peab resertifitseerimise audit olema läbi viidud enne olemasoleva sertifikaadi kehtivuse lõppu. Vaid sellisel juhul on lubatud uuele sertifikaadile märkida ka esmane sertifitseerimise aeg. Seetõttu on oluline planeerida resertifitseerimise audit varuga enne olemasoleva sertifikaadi kehtivuse lõppu.

Kui auditi käigus selgub, et mõni standardi nõue on osaliselt või täielikult juhtimissüsteemis kajastamata või organisatsioon ei järgi oma juhtimissüsteemis kehtestatud reegleid, vormistab audiitor mittevastavuse. Mittevastavustest antakse teada kindlasti auditi jooksul ja auditi lõpukoosolekul. Sertifitseerimisotsuse saab teha alles peale mittevastavuste sulgemist. Mittevastavuste sulgemiseks peab organisatsioon tegema kolm sammu: - kõrvaldama otsese vea; - uurima mittevastavuse tekkimise põhjust; - otsustama, milliseid tegevusi on vaja mittevastavuse põhjuse kõrvaldamiseks (korrigeeriv tegevus), need tegevused planeerima, ellu viima ning hindama, kas tegevused olid tulemuslikud. Kõigist kolmes sammust tuleb auditit läbi viinud audiitorile teada anda ning esitada tõendid, mis näitavad nende sammude elluviimist. Teatud juhtudel on korrigeeriva tegevuse elluviimine ja tulemuslikkuse hindamine pikemat aega nõudev protsess ning sellisel juhul saab väheldase mittevastavuse sulgeda ka korrigeeriva tegevuse plaani alusel. Korrigeeriva tegevuse tulemuslikkust hinnatakse sellisel juhul järgmise korralise auditi käigus. Mittevastavuste sulgemiseks on aega kuni 90 päeva, kuid resertifitseerimisauditi puhul tuleb arvestada ka sellega, et uus sertifitseerimisotsus tuleb teha enne sertifikaadi kehtivuse lõppemist ning seetõttu võib mittevastavuste sulgemiseks olla vähem aega.

Sertifikaadi kehtivus võib peatuda:

 • kui Bureau Veritas Certification poolt dokumenteeritud mittevastavused ei ole õigeaegselt korrigeeritud (maksimaalselt 90 päeva jooksul); 

• kui järelevalveauditit pole võimalik ettenähtud perioodil läbi viia ja juhtimissüsteemi jätkuvat toimivust seega hinnata;

• kui sertifitseeritud organisatsioon ei ole tasunud õigeaegselt Bureau Veritas Certification poolt esitatud arveid; 

• kui sertifitseeritud organisatsioon on ise peatamist taotlenud. 

Sertifitseeringu peatamise korral tuleb kõik viited sertifikaadile, näiteks logod reklaammaterjalidel, otsekohe peatada. Sertifikaadi kehtivuse jätkamiseks võib sertifitseerija läbi viia erakorralise auditi. Sertifitseerimisasutus peab sertifitseeringu peatamise avalikustama. Sertifikaadi tühistamine: Sertifitseeringu peatamiseni viinud asjaolude lahendamata jätmine toob kaasa sertifitseeringu tühistamise. Sertifitseeringu tühistamise korral peab organisatsioon lõpetama mis tahes reklaammaterjali kasutamise, mis sisaldab viiteid tema sertifitseerituse staatusele.