Ülemaailmne koroonaviirus avaldab paljudele organisatsioonidele jätkuvalt mõju ja toob kaasa muutuvaid väljakutseid. Ka meie oleme sellel erakorralisel perioodil teinud oma töös muudatusi tagamaks klientide ja töötajate turvalisus. Ühe suurema muudatusena oleme oma teenuste järjepidevuse tagamiseks rakendanud kaugauditite läbiviimist kasutades erinevaid infotehnoloogilisi vahendeid.
MIS ON KAUGAUDIT?
Kaugauditi puhul on audiitor väljaspool auditeeritavat organisatsiooni ning kliendi juhtimissüsteemi auditeeritakse reaalajas kasutades IKT (info- ja kommunikatsioonitehnoloogia) vahendeid. Audiitor saab auditeeritavaid intervjueerida videokonverentside vahendite abil, võimaldades dokumente vaadata (kasutades ekraani jagamise funktsioone) eemalt, esitades samal ajal küsimusi või täpsustusi. Audit võib olla kas täies mahus kaugauditi või osaliselt, näiteks toimimise auditeerimiseks (ISO standardid ptk 8) külastatakse tootmisüksust või ehitusobjekti (sõltuvalt organisatsiooni tegevusalast) ning ülejäänud osa auditist toimub kaugauditeerimisel.
KUIDAS AUDITI TEOSTATAKSE?
Bureau Veritases kasutame videokonverentside jaoks peamiselt Microsoft Teamsi, kuid võime paindlikult kasutada muid tööriistu nagu Zoom või Skype, lähtudes sellest, mis meie klientidele sobib.
Millised on kaugauditi protsesside sammud?
Kaugauditi planeerimine
Otsus kaugauditi võimaluse läbiviimise kohta põhineb riskianalüüsi tulemustel mida tehakse iga konkreetse kliendi puhul eraldi.
Auditi plaani koostamine
Juhtaudiitor koostab auditi plaani, kus on määratletud auditeeritavad teemad ning aeg (kuupäev, kellaaeg)
Auditi plaani kooskõlastamine
Klient kooskõlastab auditi plaani ja määrab vastavalt plaanile intervjueeritavad isikud. Lepitakse kokku IKT ja/või logistilised küsimused ning juhtaudiitor (või kokkuleppel klient) saadab videokonverentsi kutsed
Auditiks ettevalmistamine
Valmista ette ja saada juhtaudiitori nõudmisel ette vajalikud dokumendid. Kaugauditi puhuks e-postiga või muul moel saadud elektroonilisi dokumente kasutatakse ainult auditi eesmärkidel juhindudes Bureau Veritas infoturbe põhimõtetest ja GDPR reeglitest.
Kaugauditi läbiviimine
Juhtaudiitor viib kaugauditi läbi sertimisasutuse kontoriruumides, audiitori elukohas või muus sobivas kohas.
Kaugauditi puhul järgitakse standardseid auditiprotsesse, kasutades objektiivsete tõendite kontrollimiseks info- ja kommunikatsioonitehnoloogia vahendeid.
*Kaugauditi lubatavus ja selle maht sõltub akrediteerimisreeglitest mis on auditeeritavate standardite puhul erinev
Auditi aruanne
Audiitor koostab tavapärase auditi aruande kus tuleb kajastada IKT vahendite kasutamise määra ning kinnitada IKT tõhusust auditi eesmärkide saavutamisel.
Mittevastavused
Mittevastavuste puhul tuleb ellu viia vajalikud järeltegevused. Kaugauditite puhul mittevastavuste sulgemise protsess ei erine tavapärasest kohapealsetest audititest.
Sertifikaadi väljastamine (kui on asjakohane)
Esmasertifitseerimisel peab üldjuhul vähemalt osa auditist toimuma kliendi organisatsioonis kohapeal.
MILLISED ON EELTINGIMUSED TÕHUSAKS KAUGAUDITIKS?
Efektiivse ja tulemusliku kaugauditi peamised eeldused:
Dokumentide ettevalmistamine: Veenduge, et dokumendid on valmis ja kättesaadavad, et neid ekraanil audiitoriga jagada. Kuna kohapealne külastamine pole võimalik, veenduge, et kõik dokumendid oleksid kaugjuurdepääsetavad ja saaksite neid veebis jagada.
IKT-tööriist ja hea ühenduvus: Veenduge, et teie internetivõrgul oleks piisavalt jõudlust, et veebikoosolekul saaksid osaleda korraga mitu inimest ja jagada ekraani. Kui parema ühenduvuse jaoks on vaja eraldi ruumi, tagage selle kättesaadavus auditi ajaks.
Turvalisus ja konfidentsiaalsus: Veenduge, et teil oleks VPN-süsteemiga (Virtual Private Network) turvaline võrk, mida saab kasutada IKT-süsteemiga ühenduse loomiseks.
Meeskonna kättesaadavus: Nagu iga sertifitseerimisaudit, veenduge, et kõik vajalikud inimesed saaksid videokonverentsile ligi pääseda (ja oleks kutsutud) ning osaleda kaugauditil. Inimesed peavad saama ühendust luua igal ajal, kui vaja või neid palutakse.
Ajajuhtimine: Kaugaudit nõuab kohapealse auditiga võrreldes konkreetsemat ajajuhtimist. BV audiitorid kohandavad vastavalt auditi ajakava
MILLISEID AUDITEID VÕIB TEHA KAUGMEETODIL?
Enamus akrediteerimisasutustest on nõustunud lubama kas osalist või täielikku kaugauditite läbiviimist COVID-19 pandeemia ajal, et säilitada sertifikaatide kehtivus ja tegevuse järjepidevus. Rahvusvaheline akrediteerimisfoorum (IAF) on andnud välja konkreetsed juhised kaugauditite läbiviimiseks. Siiski on endiselt sektoripõhiseid spetsiifilisi sertifitseerimisskeeme kus kaugauditid ei ole lubatud.
Küsimuste korral pöörduge määratud juhtaudiitori poole või saatke meile kiri tallinn@bureauveritas.com